Viele Unternehmen haben sich dazu entschieden, SAP SuccessFactors einzuführen. SuccessFactors bietet mit seiner HCM Suite eine Komplettlösung in der Cloud, die sowohl HR Kernprozesse als auch Talent- und Performancemanagement abdeckt. Bei den meisten Unternehmen erfolgt eine Einführung in mehreren Stufen. Beispielsweise werden zunächst Learning oder vereinzelte Talent-Module eingeführt. Oft erfolgt auch die Einführung mehrerer Module wie Recruiting und Onboarding zusammen mit Employee Central, dem HR Core Modul.
Dabei können die individuellen Zielsetzungen ganz unterschiedlich sein:
- Einführung eines Learning Management Systems (LMS)
- Einführung von zentralisierten Talent-Lösungen und standardisierten Talent-Prozessen
- Einführung einer globalen HR-Lösung
- Ablösung lokaler bzw. regionaler HR-Tools
- Vereinfachung und Standardisierung von HR-Prozessen
- Standardisierung des Organisationsmanagements
- Einführung eines globalen Berichtswesens für HR
- Einführung einer global vereinheitlichten HCM-Lösung
Üblicherweise zieht eine Einführung von SuccessFactors die Notwendigkeit der Integration mit weiteren Systemen nach sich. Dies sind in der Regel bereits bestehende HR-, Payroll-oder sonstige Systeme z.B. für Zeiterfassung, Recruiting oder Learning. Oftmals ist die Systemlandschaft über viele Jahre historisch gewachsen und zeichnet sich durch eine komplexe Architektur mit vielen Abhängigkeiten zwischen Systemen, Anwendungen, Schnittstellen und integrierten, systemübergreifenden Prozessen aus.
Wie sich in der Praxiserfahrung in mehreren Projekten zeigte, werden die Komplexität und auch die notwendigen Aufwände für Schnittstellen und Systemintegration oft stark unterschätzt. Die Projekte konzentrieren sich oft in erster Linie auf die Anwendung oder die Erstellung eines globalen Templates, die Integrationsaspekte und deren Konsequenzen werden dabei häufig zu wenig beachtet. Daher ist es wichtig, möglichst frühzeitig den Fokus auch auf die Themen Integration und Schnittstellen zu richten und eine Analyse der Ist-Situation durchzuführen, um daraus ein Konzept für die Zielarchitektur und letztendlich eine Strategie und Vorgehensweise für die Umsetzung erarbeiten zu können. Hierbei wird auch Transparenz geschaffen, welche Implementierungsaufwände für die jeweiligen Integrationen zu erwarten sind.
Typische Aktivitäten sind hierbei:
- Analyse und Dokumentation der vorhandenen HR IT-Architektur (Ist-Architektur)
- Dokumentation der bestehenden Systeme, Anwendungen und Prozesse
- Festlegung der führenden Systeme für bestimmte Daten und der Datenflüsse
- Definition einer Ziel-Architektur
- Auswahl und Festlegung der zu verwendenden Middleware
- Definition der erforderlichen Schnittstellen
- Technische Spezifikation der Schnittstellen inklusive Daten-Mapping für Quell- und Zielsysteme und Run Schedule
Sofern Datenmigrationen notwendig sind (z.B. bei Roll-Outs von Employee Central):
- Beschreibung und Festlegung des Datenmigrationsansatzes, und der zu verwendenden Tools
- Festlegung einer klar definierten und wiederholbaren Vorgehensweise für die Datenmigration
Je sorgfältiger die anfängliche Analyse sowie die Spezifikation der Ziel-Architektur und Schnittstellen erfolgt, desto kalkulierbarer ist die Implementierung. Unvorhergesehene Überraschungen kommen bei den meisten IT-Projekten vor, jedoch können diese durch eine entsprechende Vorarbeit minimiert werden.
Es zeigte sich zudem in einigen Projekten, dass eine hybride Integration, also die Verbindung von on-premise Anwendungen mit der SuccessFactors Cloud, eine Herausforderung für die IT-Abteilung sein kann, insbesondere wenn hybride Integrationen bisher noch nicht umgesetzt wurden. Eine frühzeitige Einbindung der IT-Abteilung sowie der Security-Verantwortlichen ist daher sehr zu empfehlen.
Je komplexer zudem die Architektur bzw. Systemintegration ausfällt, desto mehr Zeit sollte für den Integrationstest veranschlagt werden. Die Einrichtung der Integrations-Testumgebung sowie die Durchführung der Integrationstests sollten so „produktionsnah“ wie möglich erfolgen. Nur so lassen sich Überraschungen beim Go-Live weitestgehend vermeiden.
Autor: Michael Rhein