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SuccessFactors - Integration von Payroll-Systemen

Unternehmen, die SuccessFactors Employee Central als zentrales HR Management System einführen, stehen meist vor der Herausforderung, Payroll-Systeme unterschiedlicher Anbieter in unterschiedlichen Niederlassungen und Ländern anzubinden.

SAP liefert für ihre hauseigene on-premise ERP HCM Lösung verschiedene Integrations-Szenarien aus (SAP Prepackaged Integrations), die je nach Szenario eine Anbindung über unterschiedliche Middlewares ermöglichen.

Unterstützt werden von SAP zur Zeit:

  • SAP PI/PO (SAP NetWeaver Process Integration / Process Orchestration)
  • SAP Cloud Platform Integration (vorher bekannt als HCI - HANA Cloud Integration)
  • Dell Boomi Atomsphere

Dabei ist aber nicht jedes Integrationsszenario für jede Platform gleichermaßen verfügbar. Für PI/PO gibt es zwar Integrations-Content für die sogenannten Talent Hybrid Szenarien, Prepackaged Content für eine Payroll-Integration ist für PI jedoch nicht verfügbar.

Im Rahmen dieses Artikels soll jedoch nicht im Detail auf die verschiedenen SAP Standard-Integrationsszenarien für ERP HCM eingegangen werden, sondern das Augenmerk auf non-SAP Payroll-Systeme gerichtet werden. Für diese gibt es zur Zeit keine vorgefertigten Integrationsprozesse. SAP liefert zwar Beispiel-Prozesstemplates für "3rd Party Payroll Integration" aus, diese können aber bestenfalls als grobes Grundgerüst verwendet werden und sind im Auslieferungszustand nicht lauffähig. Da sich bisher für Anbindungen von Payroll-Systemen noch kein technischer Standard etablieren konnte, gibt es keine Standard-Schnittstellen oder Vorgehensweisen.

Eine automatisierte Anbindung eines non-SAP Payroll Systems an SuccessFactors Employee Central läuft also letztendlich auf eine kundeneigene Entwicklung hinaus.


Middleware

Manche SAP-Kunden haben bereits eine Middleware wie beispielsweise IBM WebSphere im Einsatz und entscheiden sich dafür, eine Integration über diese vorzunehmen. Prinzipiell ist zu empfehlen, eine klare Strategie bzw. Vorgabe zu erarbeiten, welche Middleware für die Anbindung von SuccessFactors an andere Systeme verwendet werden soll. Viele Unternehmen entscheiden sich für die zusammen mit Employee Central lizensierte Middleware, also entweder für SAP Cloud Platform Integration oder Dell Boomi Atomsphere, und legen diese als strategische Integrationsplatform für SuccessFactors fest. Letztendlich sollte die Middleware der Wahl eine professionelle Design- bzw. Entwicklungsumgebung bereitstellen, die auch für umfangreiche Integrationsprozesse geeignet ist und eine Implementierung von komplexen Payroll-Integrationsprozessen ermöglicht.


Automatisierte, semi-automatische oder manuelle Schnittstelle

In der Praxis werden 2 Ansätze verfolgt: die automatisierte Integration eines Payroll-Systems und die semi-automatische oder manuelle Anbindung. Bei einer Automatisierung ist keine manuelle Interaktion für die Datenübertragung zwischen Employee Central und dem Payroll-System mehr notwendig. Alle Daten werden im führenden System eingegeben und automatisch ins empfangende System übertragen. In der Regel ist SuccessFactors Employee Central das führende System, es kommt aber auch vor, dass das Payroll-System als führendes System festgelegt wird und Daten an Employee Central überträgt. Nachfolgende Betrachtungen gehen vom Standard-Fall aus, dass Employee Central das führende System ist und das Payroll-System der Datenempfänger. Bei einer Teil-Automatisierung wird ein Datenextrakt z.B. über eine CSV-Datei exportiert und dann manuell ins Ziel-System eingespielt oder direkt in die Anwendung eingegeben. Alternativ kann auch ein Report zur Verfügung gestellt werden, mit dem Niederlassungen Datenänderungen in Employee Central proaktiv abrufen können, um diese dann manuell im Payroll-System zu pflegen.


Anbindung eines Payroll-Systems über SuccessFactors Integration Center oder Datenextrakt via Reports

In den meisten Fällen ist eine automatisierte Integration eines Payroll-Systems über eine einfache CSV- oder XML-Datenbereitstellung über das SuccessFactors Integration Center oder über Reporting-Funktinalität nicht möglich, da hierbei die notwendigen Minimal-Anforderungen des Payroll-Systems an Datenformat und Transaktionen nicht ausreichend erfüllt werden. Daher eignet sich diese Methode üblicherweise nur für semi-automatisierte oder manuelle Datenübertragungen. Vorteil einer solchen Anbindung sind die wesentlich geringeren Kosten im Vergleich zu einer vollständigen Automatisierung.


Anbindung eines Payroll-Systems über eine Middleware

Für eine vollständige Automatisierung ist in der Regel die Implementierung eines Payroll-Integrationsprozesses über eine Middleware wie SAP Cloud Platform Integration oder Dell Boomi Atomsphere erforderlich. Die Komplexität des Integrationsprozesses hängt im Wesentlichen davon ab, wie kompatibel Employee Central und das Payroll-System zueinander sind und welche Prozesse abzubilden sind. In manchen Fällen ist eine vollständige Automatisierung aufgrund von Restriktionen seitens des Payroll-Systems nicht möglich.


Analyse der Kompatibilität

Bevor die Entscheidung getroffen wird, eine automatisierte Schnittstelle zu einem Payroll-System zu implementieren, sollte zunächst analysiert werden, inwieweit das überhaupt möglich ist und welcher Aufwand zu erwarten ist. Nachfolgend einige Beispiele, was bei einer Analyse berücksichtigt werden sollte.


Prozesse und Datenhoheit

  • Welche Prozesse sollen abgebildet werden?
  • Welche Vorgänge / Transaktionen sollen ans Payroll-System gesendet werden?
  • Welche minimalen Datensets sind für die jeweilige Transaktion erforderlich?
  • Für welche Daten ist Employee Central führend?
  • Welche Datenobjekte sollen synchronisiert werden? Nur Mitarbeiterdaten, oder auch Foundation-Daten wie beispielsweise Job Codes, Lohnarten, Lokationen oder Abteilungen?

Datenstruktur für Mitarbeiterdaten, organisatorische Daten und Payroll-Daten

  • Erstellen einer Liste mit allen schnittstellenrelevanten Datenobjekten
  • Erstellen des Daten-Mappings auf Feldebene, Definition von Pflichtfeldern
  • Identifikation, für welche Felder eine Konvertierung von Feldwerten notwendig ist und wie diese erfolgen muss

Verwaltung zeitabhängiger Daten

  • Wie werden zeitabhängige Daten in Employee Central und im Payroll-System verwaltet?
  • Welche Daten sind effektiv datiert, welche Daten sind zeitunabhängig?
  • Können im Payroll-System alle in Employee Central vorgenommenen Änderungen korrekt verbucht werden, oder gibt es hier Einschränkungen?

Technische Integration und Schnittstellen

  • Verfügt das empfangende Payroll-System über Schnittstellen, die eine automatisierte Datenübertragung ermöglichen?
  • Wird vom Payroll-Provider und der Payroll-Anwendung eine automatisierte Anbindung unterstützt?
  • Ist eine kundeneigene Entwicklung auch seitens des Payroll-Providers erforderlich, um die benötigte Schnittstellenfunktionalität bereitzustellen?
  • Sind am Payroll-System weitere Downstream-Systeme angeschlossen, die bei der Integration in Employee Central mit berücksichtigt werden müssen?
  • Sind Rück-Schnittstellen vom Payroll-System in Employee Central erforderlich, beispielsweise zur Übertragung von aktualisierten Lohndaten nach Tariflohnerhöhungen?
  • Soll eine automatische Synchronisation von Foundation-Daten (z.B. Lokationen, Job Codes, Pay Groups) erfolgen, was zusätzlich zur Mitarbeiter-Datensynchronisation auch eine Foundation-Datenschnittstelle erforderlich macht?

Die Übersetzung von unterschiedlichen Prozessen, Transaktionen und zeitabhängigen Daten hat sich bei Payroll-Integrationen als eines der schwierigsten Themen erwiesen. Jedes Payroll-System sieht anders aus, Transaktionen und Datenverwaltung können komplett anders erfolgen als in Employee Central. So gibt es beispielsweise Payroll-Systeme, die kein niedrigeres Effektivdatum als das aktuell im Payroll-System gültige Datum akzeptieren. Ein Senden von Transaktionen mit niedrigerem Effektivdatum (z.B. eine nachträglich eingepflegte Kündigung, bei der das Kündigungsdatum in der Vergangenheit liegt) würde zu einem Fehler führen, wenn in der Zwischenzeit bereits eine Datenänderung mit höherem Effektivdatum erfolgt ist. Andere Payroll-Systeme wiederum verwalten die Daten auf Monatsbasis, so dass eine Übersetzung von tagesbasierten Effektivdaten in Monatsperioden erfolgen muss.

Nicht zuletzt sollte die Schnittstelle stets im Gesamtkontext des Projekts betrachtet werden. So ist in der Regel eine Datenmigration der Bestandsdaten aus dem Payroll-System in Employee Central erforderlich, bevor die Schnittstelle produktiv gesetzt wird. Es muss also möglich sein, die Bestandsdaten reproduzierbar aus dem Payroll-System zu exportieren. Ein geeignetes Toolset sowie eine klar definierte und getestete Vorgehensweise für die Datenmigration stellen sicher, dass der Datenexport und der anschließende Import in Employee Central bei der Produktivsetzung reibungslos ablaufen.

Wurde die Entscheidung für eine Implementierung eines automatisierten Payroll-Interfaces getroffen, sollte eine realistische Planung aller erforderlichen Schritte durchgeführt werden. Ein Payroll-Testsystem sollte möglichst frühzeitig bereitstehen, um beispielsweise eine Datenmigration oder Schnittstellenfunktionen testen zu können. Schon für Unit-Tests während der Implementierungsphase, spätestens aber zum Integrationstest sollte eine geeignete Testumgebung bereitstehen, die der Produktivumgebung gleicht und die einen automatisierten Datenaustausch ermöglicht.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass eine klare Definition der Anforderungen und ein gründliche Analyse und Planung maßgeblich dazu beitragen, dass es bei der Implementierung von Payroll-Interfaces nicht zu unerwarteten Überraschungen kommt. Je mehr Aufwand für eine Analyse. Konzeption und Planung investiert wurde, desto geringer ist das Risiko, dass eine Implementierung zu einem späteren Zeitpunkt abgebrochen werden muss, weil festgestellt wurde, dass es unüberwindliche prozessuale oder technische Hürden gibt.

Autor: Michael Rhein

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